Guía para elaborar descripciones de puesto

¿Qué es una descripción de puesto?

Es un documento breve, normalmente de 4 a 5 páginas, que especifica la razón del ser del puesto en la organización, sus principales finalidades, su ubicación en el organigrama de la empresa y el ámbito y la dinámica del puesto en la organización. Este documento sirve para varios propósitos, entre los cuales pueden mencionarse los siguientes: analizar la organización, identificar necesidades de capacitación y entrenamiento, valuación de los puestos, conocer los resultados sobre los que se puede medir el desempeño del ocupante del puesto, inducir al puesto a sus nuevos ocupantes y, en la medida que un jefe comenta la descripción del puesto con su colaborador, mejorar la comunicación jefe – subordinado.

¿Qué formato tienen las descripciones de puesto aquí en LA EMPRESA?

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO. Esta sección contiene los datos que permitan ubicar al puesto en la organización.

PROPÓSITO BÁSICO. Es un enunciado breve, normalmente entre 5 y 7 líneas, que responde a la pregunta básica, ¿para qué existe este puesto en la organización? Este enunciado explica la razón de ser del puesto en la organización. Se describe en la forma siguiente:

DIMENSIONES. Esta sección contiene las cifras de resultados con los que se mide el desempeño de puesto. Se expresan en base anual y en moneda nacional o volumen.

FINALIDADES PRINCIPALES. Esta sección describe las principales responsabilidades del puesto. Esto significa, que se especifican los principales resultados que se esperan del puesto, así como las acciones que le competen en esos resultados.

(Normalmente, los puestos tienen entre unas 5 a 8 finalidades principales.)

SITUACIÓN ORGANIZACIONAL. Aquí se presenta un diagrama que muestra la ubicación del puesto en la estructura organizacional de la empresa. Se considera que el diagrama se explica por sí mismo.

ASPECTOS RELEVANTES DEL ENTORNO DEL PUESTO. En esta sección se describen el ámbito y la actividad – o cómo – que el puesto lleva a cabo para desempeñar sus responsabilidades. Esta sección se plantea de manera descriptiva y se incluye un párrafo por cada uno de los aspectos siguientes:

Tarea primaria del puesto.
Puestos que le reportan directamente y propósito básico de esos puestos. Proceso de supervisión y control que ejerce el puesto sobre sus subordinados
Principales relaciones internas del puesto y propósito de esas relaciones.
Principales relaciones externas y propósito de esas relaciones.
Participación en Comités formalmente instituidos en la empresa.
Principales decisiones que reserva (que no delega) el titular del puesto.
Principal reto o desafío del puesto.
Libertad de actuación del puesto.
(Opcional). Perfil humano del puesto: escolaridad, experiencias de trabajo, conocimientos especializados, idiomas y de computación(PC’s) que se requieren para un desempeño satisfactorio del puesto.

Si en la descripción del puesto no aparece algún párrafo que describa el contenido señalado en alguno de los puntos anteriores, significa que ese aspecto no es preponderante o relevante en el puesto.

A continuación, una descripción de puesto ilustrativa:

OBSERVACIÓN: En la descripción que se presenta a continuación, el tema de ASPECTOS RELEVANTES DEL ENTORNO, es relativamente amplio y extenso pero así se ha dejado porque nos interesa señalar que la extensión y contenido de este elemento de la descripción del puesto se define, específicamente, en cada empresa.

SYDEG MEXICANA, S.A. DE C.V.
(Descripción de puesto)

PUESTO: Gerente de Relaciones Industriales
TITULAR: Lic. Juan Pedro Ramírez Martínez
REPORTA A: Director General
UBICACIÓN: Oficina Matriz, Ciudad de México.
FECHA: Enero de 2005
ANALISTA: Lic. Carmen Rodríguez
APROBACIONES:

1) _____________ 2) ______________
(Titular) (Jefe Inmediato)

I. PROPÓSITO BÁSICO

Planear, dirigir y llevar a cabo, según las políticas y normas establecidas, las actividades de relaciones industriales que se requieren para asegurar que la empresa cuente con la organización, el personal y el clima laboral que exige su estrategia de negocio y, de esta manera, contribuir a que la empresa alcance misión y fines empresariales.

II. DIMENSIONES

Puestos que le reportan directamente 5
Personal total del área 15
Personal total de la empresa No sindicalizados 150 Sindicalizados 300

III. FINALIDADES PRINCIPALES

Definir y establecer las normas y procedimiento de administración de personal que se requieren para cumplir los compromisos que la empresa contrae con su personal, así como con las regulaciones legales y fiscales en la materia.
Planear y dirigir las actividades de análisis de la organización que se requieren para que la empresa cuente con una estructura organizacional que responda a las exigencias de su estrategia de negocio.
Coordinar y llevar a cabo las actividades de reclutamiento y selección que se requieren para asegurar que las diferentes áreas de la empresa cuenten con el personal competente que demandan sus fines.
Planear y coordinar las actividades de capacitación y desarrollo que son necesarias para asegurar que el personal de la empresa cuenta con las habilidades y cualidades que exige su puesto.
Instrumentar, mantener y operar un sistema de administración de la compensación que permita atraer, retener y motivar al personal que requiere la empresa para alcanzar eficazmente sus fines.
Planear y coordinar las actividades de higiene y seguridad industrial que se requieren para proteger y salvaguardar la integridad física del personal, las instalaciones y , en general, de los activos de la empresa.
Planear y coordinar la estrategia de relaciones laborales que se requiere para mantener el equilibrio en las relaciones de la empresa con su personal, tanto sindicalizado, como no-sindicalizado.
Prever y coordinar el cumplimiento de los trámites administrativos que se requieren para asegurar que la empresa cumple con las regulaciones gubernamentales vigentes, en materia laboral, de higiene y seguridad, de ecología, de protección civil y, en general, de cualquier tramite, permiso o licencia que exige la continuidad de las operaciones de la empresa.
Establecer, mantener y desarrollar los contactos con las comunidades inmediatas a las instalaciones de la empresa y con las entidades gubernamentales municipales, estatales y federales para proyectar la imagen de la empresa, procurar la atención de las necesidades que plantean los grupos comunitarios y conseguir resoluciones favorables a los tramites, permisos y licencias gubernamentales que requiere la continuidad de las operaciones productivas de la empresa.
Dirigir, motivar y desarrollar al personal a su cargo para conseguir la profesionalización de los servicios que ofrece el área de relaciones industriales, dentro de un clima laboral acorde con los lineamientos marcados por la dirección general.

IV. SITUACIÓN ORGANIZACIONAL

V. ASPECTOS RELEVANTES DEL ENTORNO

La tarea primaria del puesto consiste en asegurar que la empresa cuente con la organización, el personal y las condiciones laborales propicias para conseguir eficazmente sus fines, dentro de un clima de armonía, tanto con el personal y el sindicato de la empresa, así como con los grupos de intereses de la comunidad inmediata y las autoridades gubernamentales locales, estatales y federales. Para tal fin, el puesto es responsable de las actividades de reclutamiento y selección de personal; capacitación y desarrollo; administración de las compensaciones; higiene y seguridad industrial; relaciones laborales, tanto individuales, como colectivas; administración y control de personal; cumplimiento de las regulaciones gubernamentales, en materia de ecología, seguridad y protección civil; entablar y mantener relaciones con la comunidad inmediata a las instalaciones de la empresa, las autoridades municipales, el consejo de colaboración ciudadana y, en general, con autoridades estatales y federales que inciden en las materias que son competencia del puesto.

Asimismo, el titular del puesto coordina los servicios generales de oficina de la empresa, tales como conmutador, limpieza, copiadora, teléfonos y es responsable de los servicios concesionados o contratados a externos, tales como seguridad y vigilancia, comedores del personal, servicio médico, seguros de vida y de gastos médicos mayores de empleados y obreros, seguros de la flotilla de vehículos de la empresa y la póliza múltiple empresarial, de equipo electrónico y de rotura de maquinaria.

Al titular le reportan directamente los puestos siguientes:

Asistente de personal, cuyas responsabilidades principales giran alrededor del reclutamiento de personal sindicalizado; la elaboración, el control y el pago de la nómina de empleados; la administración de algunas prestaciones, tales como la despensa y la entrega de uniformes al personal sindicalizado; y en general, en auxiliar al titular del puesto en actividades del área de relaciones industriales.

Secretaria, quien es responsable de auxiliar al titular del puesto tanto con las actividades propiamente secretariales, como con en manejo y control de los expedientes del personal sindicalizado.

Auxiliares de intendencia(12), quienes son responsables del aseo y limpieza de las áreas de oficina de la empresa.Recepcionista, que tiene como responsabilidad la de atender el conmutador, recibir y canalizar a los visitantes de la empresa y asistir a la dirección general en labores secretariales.

Recepcionista, que tiene como responsabilidad la de atender el conmutador, recibir y canalizar a los visitantes de la empresa y asistir a la dirección general en labores secretariales.

El titular del puesto supervisa y controla el desempeño de sus colaboradores por medio de la revisión de los documentos, p. ej. la nómina y las incidencias del IMSS, informes y tramites que les encomienda, así como manteniendo una comunicación directa con sus colaboradores para conocer las situaciones que enfrentan en el desempeño de sus responsabilidades y que exigen una atención urgente y/o especial.

En el desempeño de su puesto, el titular se relaciona internamente con todo el personal de la empresa para brindarle información sobre sus prestaciones y orientarle en las situaciones laborales que le plantean, especialmente, cuando le plantean inquietudes que pueden derivar en conflictos. En particular: se relaciona de forma relevante con los directores, gerentes y mandos intermedios de la organización para definir planes y acordar pautas de acción en relación con su personal y asesorarles en los problemas que le plantean en materia laboral; y con la Representación Sindical para negociar y acordar el manejo de situaciones laborales que pueden afectar la operación y la continuidad habitual de las actividades productivas de la empresa.

En ámbito externo a la empresa, el titular del puesto se relaciona principalmente con el sindicato para escuchar solicitudes, inconformidades del personal, negociar incrementos y el contrato colectivo de trabajo; con el Consejo de Colaboración Ciudadana para mantener relaciones armónicas con la comunidad inmediata a las instalaciones de la empresa; con el sacerdote de la Iglesia de la comunidad para conocer sus necesidades y procurarles solución; con bolsas de trabajo para reclutar personal; con asesores externos, tales como abogado laboral, fiscalistas, consultores de recursos humanos para aprovechar sus conocimientos y servicios especializados; con proveedores de los servicios de vigilancia, aseguradores, comedores, etc., para negociar los contratos y supervisar su calidad; con autoridades municipales para tramitar licencias, permisos, cumplimiento de normativa de protección civil y, en general, mantener relaciones publicas que faciliten la obtención de resoluciones favorables a la empresa; con funcionarios de la Secretaría del Trabajo y Previsión social para tratar asuntos relacionados con tramites, emplazamientos e inspecciones laborales; con funcionarios de la Procuraduría Federal de Protección al Ambiente para atender asuntos relativos al cumplimiento de la normativa ambiental e inspecciones de ecología; con la Universidad Tecnológica y el CONALEP cercanos a la planta para coordinar el servicio social, prácticas y estadías de estudiantes en la empresa; con la Asociación de Relaciones Industriales del Estado de México para mantenerse enterado sobre el clima y las tendencias laborales imperantes en el medio.

El titular del puesto participa en el Comité Directivo que define los planes estratégicos de la empresa. En particular, se encarga de presentar los indicadores de éxito ante el comité, tales como el credo de conducta, el proceso de selección, los planes de compensación y capacitación del personal. Así mismo, coordina las reuniones mensuales de la Comisión Mixta de Higiene y Seguridad y encauza las actividades de dicha comisión para crear un ambiente libre de riesgos de higiene y seguridad industrial.

Entre las principales decisiones que se reserva el titular en su puesto, pueden mencionarse la siguientes: los pagos relativos a la nómina; la instrumentación de estrategias para la prevención y solución de conflictos laborales, tanto individuales, como colectivos; las medidas de seguridad en la empresa; las liquidaciones del personal, previo comentario con la dirección general; y, en general, las decisiones clave de su ámbito de responsabilidad que tienen un impacto significativo en el costo de personal y/o que implican un riesgo laboral para la continuidad de las operaciones productivas de la empresa.

El titular considera que el principal reto de su puesto está en lograr la instrumentación eficaz de una estrategia de relaciones laborales y recursos humanos que lleve a la organización hacia una cultura de trabajo institucional, con el enfoque que persigue el Sistema de Calidad ISO-9000 que se está tratando de implementar en la empresa.

La libertad de actuación del titular del puesto se enmarca dentro de las normas y políticas de la empresa, mismas que exigen al titular la aplicación de su juicio y sentido común para mantener una flexibidad gerencial que promueva la armonía y el trato digno entre y con los empleados de la empresa.

(Optativo)

El titular considera que el perfil apropiado para su puesto exige:

Escolaridad:	Licenciatura en administración, relaciones industriales, psicología industrial o equivalente.
Experiencia:	Entre 5 y 7 años en el campo de relaciones industriales o recursos humanos, dentro de los cuales, al menos durante tres años, haber sido cabeza del área y manejado la función de relaciones industriales completa.
Conocimientos técnicos:	Sobre de reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, administración de la compensación, relaciones laborales, administración de personal, higiene y seguridad industrial, así como de las leyes del IMSS, INFONAVIT, Ley Federal del Trabajo y demás regulaciones gubernamentales aplicables en materia de relaciones laborales, ecología, protección civil, higiene y seguridad industrial y, en general, de permisos y normas que regulan en funcionamiento de una empresa. Manejo de PC, paquetes de computo generales(Windows, Office, etc.) y paquetes de nómina. Dominio amplio del Inglés.
Cualidades personales:	Flexible, dinámico y con facilidad para las relaciones y la comunicación interpersonales.