Qué instrumentos se utilizan para gestionar eficazmente la estructura organizacional

C O N T E N I D O

1. La organización y sus puestos.
   Estrategia y organización de la empresa
   Descripción de los puestos
   Perfil humano del puesto
2. Ajuste persona-puesto
3. Diseño de puestos intrínsecamente motivantes
4. Instrumentos de evaluación psico-profesional
5. Conclusión

1. La organización y sus puestos

Saber en qué consiste el negocio de la empresa, cuando se trata de organizaciones comerciales, o la misión y los fines institucionales, cuando hablamos de organizaciones del sector público o de organizaciones no lucrativas, es básico para entender cómo es que una empresa define su estructura de organización, misma que normalmente se plasma en lo que se conoce como el organigrama de la empresa. En los párrafos siguientes, aunque hablaremos generalmente de organizaciones comerciales, los conceptos que se presentan son igualmente aplicables cuando se trata de organizaciones del sector público y de organizaciones no lucrativas.

Estrategia y organización de la empresa

En principio, conviene recordar que un negocio en una actividad lucrativa licita. Por lo tanto, las empresas tienen, dentro de sus fines, el de generar una utilidad económica a través de la ejecución de cierta actividad o tarea primaria, que es propia de su negocio. Por otro lado, una empresa tiene la posibilidad de elegir entre diversas maneras de generar su negocio; p. ej: una empresa textil cuyo negocio es la ropa opto por diseñar sus modelos, confeccionar sus marcas de ropa y comercializar sus prendas directamente con el consumidor final, en tanto que otra, prefirió diseñar sus modelos, darlos a fabricar a maquiladores y comercializarlos por medio de mayoristas. Es evidente que, aún cuando ambas empresas participan en el mismo sector de negocio, y pueden ser incluso competidoras, cada una de ellas, escogió una forma diferente de hacer su negocio; es decir, decidió su propia estrategia de negocio. Como puede observarse, una vez que la empresa define su estrategia de negocio, ésta determina, en buena medida, las actividades primarias que la empresa debe llevar a cabo y, como se verá más adelante, la estructura de organización y los puestos que son necesarios para lograr con eficacia los resultados previstos en su estrategia de negocio.

La actividad primaria que hay que realizar para materializar el negocio de la empresa, implica normalmente, llevar a cabo un trabajo que excede las capacidades de cualquier persona normal, por más capacidades y potencial que posea. En consecuencia, surge la necesidad, por una parte, de dividir ese trabajo primario de la empresa para definir tareas que sean acordes con las capacidades y posibilidades de una persona normal y, por la otra parte, en la medida que se tiene que alcanzar un fin común, que son los fines de la empresa, urge la necesidad de definir un procedimiento de coordinación, generalmente, una jerarquía de autoridad que integre esas tareas parciales para que se asegure que la organización alcanzará sus fines eficazmente. Este proceso de dividir y coordinar, o de diferenciar e integrar, tareas da origen a la estructura de organización de la empresa y a sus puestos. Usualmente, un primer nivel de desagregación de la tarea primaria, son las actividades que comúnmente se conocen como las funciones básicas de la empresa; p. ej. en una empresa industrial comercial: investigación y desarrollo, fabricación, comercialización, finanzas, recursos humanos y administración, entre otras. A su vez, cada una de las funciones básicas de la empresa, puede ser desagregada en funciones derivadas; así por ejemplo, la función básica de recursos humanos, puede desagregarse en reclutamiento y selección, administración de personal, capacitación y desarrollo, compensación y relaciones laborales, principalmente. En la medida que se continúe con esta desagregación de tareas, es que se va formando la estructura o cuadro funcional de la empresa. Véase el Cuadro 1: Estructura Funcional de una empresa industrial-comercial

La estructura funcional de la empresa, es un elemento básico para definir los puestos de la organización; es decir, unidades o agrupamientos de tareas y funciones que «saturan hasta cierto punto» las posibilidades de «una persona normal». Independientemente del criterio que se aplique para definir «el grado de saturación» y de cuales sean los límites de las capacidades de una «persona normal», en la definición de los puestos se pueden seguir diversos criterios de diseño; por ejemplo, agrupar actividades homogéneas y especializadas, como se estilaba a principios de siglo con el enfoque de la administración científica, o agrupar actividades con un grado moderado de heterogeneidad, como se propone en el enfoque socio-técnico y los enfoques de diseño de puestos intrínsecamente motivantes. En la medida que la dirección de la empresa define los criterios de diseño de los puestos y las tareas y responsabilidades que le corresponden cada puesto, en esa misma medida, está definiendo las características relevantes o perfil humano que el personal que ocupe dichos puestos deberá poseer para estar en condiciones de lograr un desempeño eficaz en su puesto. Al perfil humano del puesto, también se le conoce como la especificación del puesto

Por otro lado, determinar el número de ocupantes, o la plantilla de personal, que se requieren en un puesto espécifico, implica hacer un juicio sobre los límites de las «capacidades y posibilidades de una persona normal». Esta tarea, en general, presenta

un alto grado de dificultad, ya que excepto en los puestos que hacen tareas simples y repetitivas, o semirutinarias, en los cuales se pueden aplicar los métodos de ingeniería industrial, en otros puestos, tales como los de oficina en general y los puestos con mando y gerenciales, resulta más complejo y difícil adoptar un criterio o estándar acerca de lo que significa las «capacidades de una persona normal» y, por consiguiente, establecer un estándar de desempeño. Comúnmente, las empresas llevan a cabo este proceso mediante el método de ensayo y error; así por ejemplo: pueden asignarse cuatro personas a un puesto y observar en qué medida esa plantilla cubre con las demandas que la organización plantea al puesto. Una vez transcurrido un tiempo se evalúan los resultados y, de ser necesario, se realizan ajustes en la plantilla del puesto.

Descripción de los Puestos.

En los párrafos anteriores se describió el proceso racional mediante el que se originan los puestos en la estructura de la organización. Sin embargo, en la realidad este proceso ocurre de forma un poco diferente. Cuando uno entra en contacto con una organización, se encuentra que, en mayor o menor medida, los puestos ya tienen definidas sus tareas, actividades y responsabilidades, en el mejor de los casos, por una intención del administrador y, en otros casos, por la iniciativa que tuvo algún ocupante pasado del puesto o por la que tiene el ocupante actual del puesto. Normalmente, y de manera formal, las «descripciones de puesto» son los documentos que especifican las tareas, las actividades y las responsabilidades que le corresponden a un puesto en particular de la organización. Aunque cada empresa define un formato y contenido específico para sus descripciones de puestos, es común que dichas descripciones tengan, al menos, los apartados siguientes: Identificación del puesto, propósito básico o misión del puesto, responsabilidades principales, las cifras de resultados de la empresa que impacta el puesto, un diagrama de su situación organizacional y aquellos aspectos del entorno, que sin ser característicos del puesto pueden condicionar su desempeño. Normalmente, en las descripciones de puestos operativos, por ejemplo en los de una fábrica, también se describen las condiciones especiales de trabajo en que se desempeña el puesto, tales como temperaturas extremas, atmósferas enrarecidas, esfuerzo físico intenso, ruidos, vibraciones y riesgos, entre otros. Véase el Cuadro 2: Descripción de Puesto ilustrativa.

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Empaques Nacionales, S. A. DE C. V.

Descripción de Puesto

PUESTO: Asistente de Recursos Humanos.

TITULAR: Lic. Ma. Leticia González Rodríguez.

REPORTA A: Gerente de Recursos Humanos.

UBICACIÓN: Planta Principal, México, D. F.

FECHA: Julio del 2001

ANALISTA: Lic. Esmeralda Cansino Fuentes.

APROBACIONES: 1)___________________ 2)_________________

(Titular)                               (Jefe Inmediato)

I. PROPÓSITO BÁSICO

Organizar y llevar a cabo, según las normas y procedimientos establecidos, las actividades que exige la elaboración de la nómina para asegurar que la empresa cumple con las obligaciones contractuales contraídas con sus empleados y obreros, en materia de sueldos, salarios y demás prestaciones económicas.

Asimismo, este puesto es responsable de reclutar y seleccionar a los empleados y obreros que exigen las diferentes áreas de la empresa para cubrir su plantilla con personal calificado y, de esta manera, las diferentes áreas de la empresa estén en mejores condiciones de alcanzar sus fines eficazmente.

II. DIMENSIONES

Personal total de la empresa 130 empleados

250 obreros

• Importe de la nómina mensual
• Importe de prestaciones mensual
• Pagos por IMSS, INFONAVIT y SAR

III. FINALIDADES PRINCIPALES

1. Elaborar la nómina de obreros y de empleados que se requieren para que la empresa cumpla con sus obligaciones legales en materia de sueldos, salarios, prestaciones y cargas sociales originadas por la contratación del personal.
2. Organizar y llevar a cabo las actividades administrativas que se requieren para que el personal reciba el pago de sueldos, salarios y prestaciones económicas a que tiene derecho por ser empleado de la empresa.
3. Supervisar y, en su caso, llevar a cabo los movimientos de altas, bajas y cambios del personal ante el IMSS para asegurar que la empresa cumple oportunamente con sus obligaciones de seguridad social de los empleados y obreros.
4. Organizar y llevar a cabo las actividades administrativas que se requieren para que los empleados reciban oportunamente sus vales despensa y los obreros sus despensas en especie.
5. Calcular, elaborar y pagar los finiquitos que se requieren para garantizar que la terminación de la relación laboral de la empresa con sus empleados y trabajadores se hace conforme a la ley.
6. Administrar la dotación de uniformes y zapatos al personal obrero para asegurar que la empresa cumple con la obligación contractual de dotar de esos instrumentos de trabajo a su personal.
7. Prever la actualización de las rutinas de cálculo del sistema de nómina para asegurar su correcta elaboración cuando cambian las disposiciones legales y fiscales aplicables.
8. Hacer el reclutamiento y la selección del personal operativo que se requiere para que las diferentes áreas de la empresa tengan cubierta su plantilla de empleados y obreros.
9. Organizar y controlar el cumplimiento del programa de vacaciones para asegurar que el personal disfruta de esta prestación, procurando el mínimo de trastornos al desempeño de sus áreas de trabajo.
10. Colaborar en la coordinación las actividades y eventos que recursos humanos organiza para el personal de la empresa, procurando que dichas actividades y eventos coadyuven al bienestar y a la identificación del personal con la empresa.

IV. SITUACIÓN ORGANIZACIONAL

V. ASPECTOS RELEVANTES DEL ENTORNO

La tarea primaria del titular del puesto consiste en elaborar la nómina del personal general y coordinar, tanto su pago, como el pago de todos los aspectos inherentes a los sueldos, tales como, finiquitos, tiempo extra, IMSS, SAR, INFONAVIT, fondo de ahorro, vales despensa y despensas, entre otros. Asimismo, el titular del puesto es responsable del reclutamiento y selección del personal obrero, incluyendo la investigación de antecedentes laborales. Colabora en la coordinación de los eventos que recursos humanos organiza para la integración y convivencia del personal.

Las principales relaciones internas del titular son con el gerente de producción de la planta y los supervisores para proveerles candidatos -obreros y empleados- para ocupar las vacantes de producción, recabar los informes de tiempo extra y conocer los cambios de puesto temporales de su personal; con el auxiliar de producción de las planta para saber el personal que les falta para cubrir la plantilla y recabar la información de asistencia de los empleados; con el auxiliar de pagos para solicitarle la emisión de cheques y coordinar el pago de PTU, despensas, IMSS, vales despensa, fondo de ahorro, entre otros; con el departamento de sistemas para solicitarles soporte técnico al sistema de nóminas; y con el almacén para la entrega de las despensas. De manera general, se relaciona con todo el personal para aclaraciones de nómina y pagos, así como para despertarles el interés por participar en la organización de las actividades que recursos humanos lleva a cabo para el personal.

En el ámbito externo de la empresa, el titular del puesto se relaciona con almacenes comerciales para solicitarles los vales despensa; con la oficina del IMSS para la presentación de avisos; con el Sindicato de la empresa para solicitarles las despensa en especie; con el Servicio Panamericano para los sobres de pago y particularmente la aclaración de diferencias que aparecen en los pagos.

El titular del puesto representa a la empresa en el Comité de PTU y su participación tiene como propósito asegurar que en el reparto de utilidades se cumpla con el procedimiento que especifica la ley.

Entre las principales decisiones que se reserva el titular del puesto pueden mencionarse, las siguientes: qué personas se aceptan como posibles candidatos a integrarse como trabajadores o empleados de la empresa, a quién otorgarle el uniforme de la empresa y el investigar cuando se puede y se debe rescindir su contrato a un trabajador.

El titular considera que el principal reto que enfrenta en su puesto es el de mantener cubierta la plantilla de personal y que se elimine cualquier posibilidad de error en la nómina.

La libertad de actuación del puesto se enmarca dentro de las normas y procedimientos establecidos en la empresa, dentro de las que el titular necesita utilizar un amplio y acertado juicio y sentido común en su trato con el personal, particularmente, con aquel que le presenta reclamaciones relativa a sus pagos.

Aunque el titular del puesto considera que su puesto no tiene relación directa con el Sistema de Calidad ISO9000, sí considera que en su trabajo es muy importante hacer las cosas sin cometer errores, por las repercusiones que éstos tienen sobre el bienestar del personal.

El titular del puesto y su jefe inmediato, consideran que el perfil humano apropiado para el puesto de Asistente de Recursos Humanos, es el siguiente:

Escolaridad: Carrera de técnico profesional o licenciatura de administración o contabilidad trunca.

Experiencia laboral: Trabajo de 3 a 4 años en actividades relacionadas con reclutamiento y selección y administración de nóminas.

Conocimientos técnicos: Cálculos de nómina e impuestos relacionados con sueldos y salarios (ISPT, IMSS, SAR, INFONAVIT); elaboración de finiquitos; reclutamiento y selección de personal; manejo de técnica de entrevista; y administración general.

Conocimientos de cómputo: Manejo de paquetes de nómina y el Office de Microsoft.

Segundo idioma: Ninguno.

Cualidades personales: Capacidades excelentes de interacción humana en el trabajo, saber escuchar, ser empática, entusiasta y paciente, así como poseer una amplia capacidad para entender a las persona; Ser discreta, en cuanto al manejo de información confidencial, ordenada y disfrutar de organizar actividades con la gente. En especial, saber mantener la objetividad en la toma de decisiones relacionadas con el personal.

Cuadro 5.2. Descripción de puesto ilustrativa.

Perfil humano del puesto

Definidos los puestos y los resultados o estándares de desempeño que la organización espera de ellos, el administrador debe designar a aquella persona cuyas características y posibilidades personales estén más cerca de cumplir con el perfil humano que exige el puesto. En la medida que el ocupante de un puesto satisface mejor las exigencias del puesto, en cuanto a las capacidades, habilidades especializadas, actitudes y, en general, las características individuales que posee, mayores posibilidades se tendrán de que la persona designada alcance un desempeño satisfactorio en el puesto, aunque no necesariamente. Esto se debe principalmente a que el desempeño depende también de factores estructurales propios de la organización y no sólo de los puestos y de las personas exclusivamente. Por ejemplo, algunos factores que condicionan el desempeño en la empresa son, el estilo de dirección que impera en la organización, los procesos de información y control, la participación del personal en la toma de decisiones, la tecnología de los procesos críticos de la empresa, el esquema de remuneraciones y, en general, el clima laboral de la organización.

Al igual que con las descripciones de puesto, en el caso de los perfiles humanos, cada organización define un formato y un contenido particular. Por ejemplo, en la descripción ilustrativa que se presenta en el cuadro 2, la empresa Empaques Nacionales, S.A. DE C.V., especifica el perfil humano del puesto en términos de la escolaridad, la experiencia laboral, los conocimientos técnicos, los conocimientos de computación, el dominio de idiomas adicionales al español y las cualidades personales que exige un desempeño satisfactorio del puesto de asistente de recursos humanos. La forma en que se especifica el perfil humano del ejemplo citado, corresponde a un formato relativamente genérico que no por eso deja de ser útil para tomar decisiones acerca de qué personas designar en el puesto. Sin embargo, en la medida que la organización utilice un esquema más elaborado, tanto en la definición de los factores que usa para especificar el perfil humano del puesto, como en la escala de medición(apreciación de diferentes intensidades del factor) que utilice para valorar la presencia de dichos factores en las personas, en esa misma medida la organización contará con instrumentos más valiosos para tomar las decisiones de selección de personal.

En el cuadro 3. Sumario gráfico persona-puesto (SYDEG) se ilustra un esquema más elaborado para especificar los perfiles humanos de los puestos y hacer las comparaciones persona-puesto. El Manual Técnico (Ver Nota 1) correspondiente define los diferentes grados que se utilizan para valorar cada factor y hace una explicación de su significado, tanto en la persona, como en el puesto. Los factores y los grados que considera este esquema se valoran utilizando tests psicológicos pertinentes, un inventario de auto-descripción personal y la información que se corrobora en una entrevista profunda de selección que se les hace a los candidatos a ocupar el puesto.

En los párrafos anteriores se han revisado dos formas diferentes para especificar el perfil humano del puesto, la que aparece en la descripción de puestos ilustrativa del Cuadro 5.2. y, la segunda, la que se muestra en el Sumario Persona-Puesto que aparece en el cuadro 5.3. A continuación se presenta un esquema general y algunas preguntas que pueden servir de guía para definir los factores que son indispensables para la especificación de los perfiles humanos de los puestos:

Conocimientos y experiencia: ¿Qué conocimientos generales y especializados debe tener el ocupante del puesto para aspirar a un desempeño satisfactorio? ¿Qué experiencia laboral -y de cuánto tiempo- es absolutamente necesaria para desempeñar el puesto? ¿Qué conocimiento de idiomas y grado de dominio, además del materno, se requieren para el desempeño del puesto? ¿Qué conocimiento de computación y qué paquetes específicos son indispensables para el desempeño del puesto?

Intereses y motivación personales: ¿Qué intereses y motivos debe tener la persona para disfrutar del puesto? ¿Hay algo del puesto que puede disgustarle o resultarle incomodo a las personas?¿Existen objetivos y aspiraciones esenciales que el ocupante del puesto deba tener? ¿Existen demandas de energía poco comunes, por ejemplo esfuerzo físico intenso o persistente, en el desempeño del puesto? ¿Qué tan importantes son el impulso, la proactividad y la auto-motivación de la persona para el desempeño del puesto?

Capacidades intelectuales: ¿Existe alguna habilidad intelectual específica necesaria, por ejemplo matemática, mecánica o verbal, entre otras ? ¿Qué tan complejos son los problemas que se enfrentan en el desempeño del puesto y que su titular debe solucionar? ¿Qué es lo que una persona debe demostrar que es capaz de hacer intelectualmente en el puesto? ¿Cómo debe la persona solucionar los problemas que enfrenta( en forma cautelosa, deductiva, aplicando su juicio y sentido común, etc.)?

Características de personalidad: ¿Cuáles son las cualidades de personalidad imprescindibles para tener éxito en el desempeño del puesto(capacidad para soportar el tedio, la decisión, la estabilidad, etc.)? ¿Cómo debe el ocupante del puesto manejar la tensión, la presión y la crítica? ¿Qué clase de comportamiento interpersonal es necesario en el puesto en relación con los superiores, los compañeros, los subordinados y, en su caso, con los clientes externos de la empresa?

Características físicas: En algunos puestos, también pueden requerirse algunas características físicas que son indispensables para el desempeño del puesto. Si este fuera el caso ¿Qué características físicas (de constitución, de imagen, etc.) son indispensables para un desempeño satisfactorio del puesto?

Una vez que se decide el esquema que se utilizará en la especificación de los perfiles humanos de los puestos, el administrador también necesita precisar el instrumento mediante el que se reconocerá y medirá la presencia, o ausencia, del factor particular en los candidatos a ocupar los puestos. Este enfoque es muy útil para mejorar la toma de decisiones de selección y de retención de personal en la empresa.

En Sumario Perfil Persona-Puesto que se presenta en la página siguiente, se utiliza los símbolos que se muestra a continuación:

En cada factor: